PRIVACYVERKLARING

Dit is de privacyverklaring van Longa, gevestigd te Utrecht en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40478085. Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1 GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

1.1 Wij verwerken (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u indien u:

1. (aspirant) lid of begunstiger van ons wordt;
2. vrijwilliger bij ons wordt;
3. trainer bij ons wordt;
4. ons gaat sponsoren;
5. leverancier bent van bijvoorbeeld hulpmiddelen of verhuurders van bijvoorbeeld gymzalen;
6. zich inschrijft in een door ons georganiseerd evenement;
7. via een contactformulier via de website of anderzijds contact met ons zoekt;
8. u een door ons uitgestuurde enquête invult;
9. contactpersoon bent van een andere vereniging of instantie

1.2 Wij verzamelen en houden daarvoor de volgende (persoons)gegevens bij:

1. naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres. Van minderjarige leden (tot 16 jaar) verzamelen we deze gegevens ook van de ouders;
2. van leden: geboortedatum, geslacht, locatie training en trainingstijden;
3. in geval van een financiële relatie zoals van leden, leveranciers en sponsoren: bankrekeningnummer, machtiging automatische incasso contributie en (openstaande) facturen. Van minderjarige leden (tot 16 jaar) verzamelen we deze gegevens van de ouders;
4. van vrijwilligers: de functies in de vereniging;
5. van trainers: kwalificaties en opleidingen, VOG, BSN-nummer, kopie identiteitsbewijs (voor identificatie), uitbetaalde vrijwilligersvergoedingen;
6. van sponsoren en donateurs: betaalde facturen of ontvangen bijdragen/donaties en lengte en hoogte van het bedrag van de aangegane sponsorverplichting;
7. van ouders: ervaring in lesgeven en bereidheid om vrijwilligerstaken te vervullen;
8. bij enquêtes: de antwoorden op de vragen uit deze enquêtes;

1.3 Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het kunnen uitvoeren en in stand houden van verenigingsactiviteiten. Zoals:

1. het voeren van de administratie t.b.v. leden, donateurs, vrijwilligers, relaties en sponsors;
2. het organiseren van en informeren over evenementen/ wedstrijden/ trainingen/ activiteiten t.b.v. (oud-)leden, donateurs, relaties en/of sponsors;
3. het informeren van (oud-)leden, donateurs, relaties en/of sponsors over Longa Utrecht;
4. het aanbieden en beheren van openbare - en besloten websites;
5. het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving;
6. het afhandelen van tickets, bijvoorbeeld van jubileum- en dansshows;
7. het uitwisselen met overkoepelende organisaties zoals de KNGU, waar leden van Longa Utrecht ook automatisch lid van zijn;
8. het uitbetalen van vrijwilligersvergoedingen;
9. het doen van onderzoek voor evaluatie en verbetering van onze vereniging en door haar georganiseerde activiteiten.

2 INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, VERWIJDERING, OVERDRACHT EN BEZWAAR

2.1 U kunt contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming in het bestuur voor:

1. meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;
2. vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
3. inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;
4. correctie, beperking, verwijdering of overdracht van uw gegevens;
5. bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door de KNGU of door ons ingeschakelde derden.

3 BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

3.1 Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden. Ter bescherming van de persoonsgegevens heeft Longa Utrecht passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

4 DERDEN

4.1 Wij verstrekken, zover noodzakelijk, uw gegevens aan de volgende derden:

1. De KNGU, de Koninklijke Nederlandse Gymnastiek Unie, voor controle van het KNGU lidmaatschap tijdens wedstrijden en afdracht van lidmaatschapsgelden vanuit Longa Utrecht aan de KNGU. Dit gebeurt via de applicatie DigiMembers.
2. All United B.V., de leverancier van de ledenadministratie, website en financiële administratie. Voor het bijhouden van de vorderingen en verplichtingen, nieuwsbrieven, het onderhouden van contact en het organiseren van evenementen/wedstrijden/trainingen/activiteiten.

4.2 Het gebruik van foto’s en video’s op onze website, in onze nieuwsbrief en op social media wordt alleen met uw goedkeuring gedaan. We selecteren daarbij een representatief, respectvol en beperkt aantal foto’s. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het gebruik van foto’s en video’s die gemaakt worden van bezoekers en deelnemers door derden tijdens wedstrijden en evenementen waaraan Longa Utrecht deelneemt.

5 BEWAREN VAN UW GEGEVENS

5.1 Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk, gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht.

6 WIJZIGING IN PRIVACYVERKLARING

6.1 Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden u daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te blijven raadplegen.